Méthode

On peut iden­ti­fier 7 étapes dif­férentes dans la mise en place d’un pro­jet par OTM et ses partenaires:

1) Demande de partenariat

Les parte­naires poten­tiels intro­duisent une demande selon leurs besoins et indiquent en même temps les mesures pour lesquelles OTM devrait chercher une solu­tion appro­priée.
A ce stade, OTM pose des ques­tions pour bien cerner et com­pren­dre le prob­lème et la concep­tion voulue du pro­jet. Ce stade con­stitue un pre­mier stade de clar­i­fi­ca­tion et de véri­fi­ca­tion de la demande.
Sont exigés :

  • une con­cep­tion claire du pro­jet un doc­u­ment de pro­jet qui met en évi­dence les objectifs,
  • les critères de qualité
  • la via­bil­ité à long terme du projet.

2) Iden­ti­fi­ca­tion des besoins de la population.

Cette iden­ti­fi­ca­tion se fait avec les béné­fi­ci­aires directes et les organ­i­sa­tions parte­naires en Haïti lors de séjours en Haïti ou par cour­rier avec l’organisation partenaire.

2. For­mu­la­tion du pro­jet.

Dans un pre­mier temps, le pro­jet est for­mulé par l’organisation parte­naire d’OTM en Haïti. Ensuite, le pro­jet est com­plété et for­mulé ensem­ble avec le parte­naire et le bud­get fixé au cours de négociations.

3. Appro­ba­tion

Le pro­jet est soumis au Min­istère des Affaires Etrangères lux­em­bour­geois pour appro­ba­tion et cofinancement.

4. Con­trat 

Un con­trat qui fixe les engage­ments des deux par­ties est établi entre OTM et l’organisation parte­naire en Haïti.

5. Doc­u­ments de suivi 

Des doc­u­ments de suivi de la réal­i­sa­tion du pro­jet sont échangés entre OTM et l’organisation parte­naire haïtien.

6. Eval­u­a­tion

Suite à l’avancement du pro­jet les rap­ports sont analysés et éval­ués. Ils com­por­tent générale­ment une par­tie nar­ra­tive et une par­tie finan­cière. La tranche de finance­ment suiv­ante n’est déboursée que suite à la récep­tion de ces rap­ports par OTM.
De plus, des mis­sions de suivi régulières et de durée vari­able sont effec­tuées en Haïti pour suivre le bon avance­ment des projets.

6. Réu­nions régulières

Les mem­bres d’OTM se réu­nis­sent pour faire le point sur l’avancement des dif­férents pro­jets dont ils ont la charge et de débat­tre de la marche à suivre.

7. Rap­ports pour le MAE

Des rap­ports pour le Min­istère des Affaires Etrangères de Lux­em­bourg doivent être réal­isés chaque année ainsi qu’un rap­port final lors de la dernière année de l’accord-cadre. Ils con­sis­tent générale­ment en un con­densé des rap­ports de suivi des organ­i­sa­tions parte­naires en Haïti mais aussi des analy­ses en vue de véri­fier si les objec­tifs spé­ci­fiques des pro­jets sont atteints.